めちゃ作業効率化!おすすめExcel関数:文字列置換のSUBSTITUTE

めちゃ作業効率化!おすすめExcel関数:文字列置換のSUBSTITUTE

YOKOYOKO
この記事は、2019年12月13日に編集し、約 4 分で読めます。

こんにちは!

楽天市場やYahooショッピングなどのECサイトの更新でCSVを編集することが多く、一時期はExcelオタクと化していたYOKOです。

Excelといえば計算やグラフ作成のイメージが強いですが、品番を入れてHTMLを書き出したり、特定の文字を一括で置き換えたり削除したりと、結構イレギュラーな使い方で役立っていました。

このコーナーでは、あらゆる作業の効率化に役立つ便利なExcel関数を紹介します!

特定の文字列を一括置換!SUBSTITUTE関数

使用率も高く、比較的覚えやすいという点でまず最初におすすめしたいのがSUBSTITUTE関数。

指定したセル内の文章にある特定の文字列を別の文字列に置換する関数です。

文字の置き換えならExcelの検索と置換でできる!と思われる方もいるかと思うのですが、データが大きい場合こちらの関数の方が計算速度が圧倒的に早く、更に入れ子にしたり他の関数と組み合わせて応用がきく、という点で覚えて損はありません。

SUBSTITUTE関数の基本系

まず、SUBSTITUTE関数の一番基本の使用方法を説明します。

基本の書き方
=SUBSTITUTE(文字列を置換したいセル,置換したい文字列,置換後の文字列)

このように、最初に置換したい文字列の入ったセルを指定し、次に置換対象の文字列、その次に置換後の文字列を入力します。

それぞれの項目はすべてカンマ(,)で区切ります。

これだけではわかりづらいため、実際の記入例を見てみましょう。

記入例1
=SUBSTITUTE(A1,“りんご”,“みかん”)

こちらの記入例の場合、A1セル内に含まれる「りんご」という文字列を全て「みかん」に置換します。

計算式の中に文字列を入れる時は、必ずダブルクォーテーション(“)で囲むようにしてください。

A1セルに置換対象となる文章を入力し、B1セルに計算式を入れてみましょう。

A1セル:「当店ではりんごとぶどうが新入荷!」
B1セル:「当店ではみかんとぶどうが新入荷!」

ECサイトを運営している場合、商品名や説明文内のテキストを一括で変更するのにとても使えます!

長文&改行ありの置換に便利!置換対象もセルに入れ指定

先ほどは計算式内に直接置換対象の文字列を入力しましたが、置換対象の文字列を別のセルに入れ、そのセルの番号を指定することで間接的に置換することも可能です。

こちらも実際の記入例をご覧ください。

記入例2
=SUBSTITUTE(A1,B1,C1)

A1セルに置換対象となる文章を入力し、B1セルに「りんご」、C1セルに「みかん」、D1セルに計算式を入れてみました。

A1セル:「当店ではりんごとぶどうが新入荷!」
B1セル:りんご
C1セル:みかん
D1セル:「当店ではみかんとぶどうが新入荷!」

このようにすることで、長い文字列や改行の含まれる文章なども計算式を使って置き換えることが可能です。

上手く使えば、全商品の商品説明文内のHTMLを一括で置き換えたりすることもできるので、作業効率化にとても役立ちます!

○番目の単語だけ置換も可能!

これまでの方法では、置き換えたい文字列が複数回登場する場合、全ての文字列が置換されるようになっていました。

これを「○番目に出てきた文字列を置換する」という形で指定することができます。

記入例3
=SUBSTITUTE(A1,“りんご”,“みかん”,1)

A1セルに「りんごりんごりんご」という文字が入っていた場合、「みかんりんごりんご」のように1つめの「りんご」のみが置換されます。

たとえば、楽天のCSVで1枚目の画像(サムネイル)の名前だけを差し替えたい場合、こちらの方法で簡単に変更することができます。

このように、サムネイル画像だけをSALE画像に置き換えることができました!

商品数が多くても1つ計算式を作ればコピー&ペーストやオートフィルで全ての商品に同じ計算式を適用させることが可能なので、いちいち手で置き換えるよりも断然早く、不要なミスも減らせます。

特定の文字列の削除にも使えます

SUBSTITUTEは置換だけでなく、特定の文字列の削除にも使えます!

方法は置換後の文字列のダブルクォーテーション内を空欄にするだけです。

記入例4
=SUBSTITUTE(A1,“りんご”,“”)

この方法で、指定した文章内の「りんご」という文字が全て削除されます。

商品名内の「SALE」など、特定のキーワードを一括で消したい場合にとても便利です。

さいごに

慣れてくるとSUBSTITUTE同士を入れ子にして複数条件で一気に置換したり、他の関数と組み合わせたりとあらゆる応用が可能な計算式。

サイズの大きいCSVデータをExcelで開いて置換した時に重すぎて固まる、という現象もこちらの計算式を使うことで回避できるのでおすすめです。

※計算式を使ったデータをCSVファイルとして保存する場合、必ず値にして貼り付けを行い計算式をテキストに変換してください。

Excelで関数を抜く方法(値のみ貼り付けで上書きする)
計算結果をそのままに、Excelの関数だけを消す方法です。

この中ではECサイトのCSVデータを例にあげていますが、他のあらゆる場面でも幅広く活用することが可能です。

ぜひ一度試してみてください!

この記事を書いた人
YOKO

ECサイトのデザインと運営をメインにやってきました。生ハムとチーズで生きていきたいです。

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